• Autor: Žaneta Kolářová
• úterý 16. dubna 2019

Pro družstvo jako správce bytového fondu s více než 10 tisíci byty, znamenalo zahrnout GDPR prakticky do veškeré činnosti, při které dochází ke zpracování osobních údajů. Družstvo tyto změny v činnosti přehledně uvádí v zásadách zpracování osobních údajů, které jsou zveřejněny na internetových stránkách družstva www.osbd.cz.
Nařízení přineslo především zvýšenou administrativu v podobě smluvních dodatků, ke stávajícím smlouvám s našimi partnery a zpracovateli osobních údajů. Změny zaznamenali v nemalé míře i funkcionáři družstva, kteří se také zavázali k dodržování ochrany osobních údajů, zejména při nakládání s dokumenty souvisejícími s výkonem jejich funkce na domě.
Další nemalou úpravou, na kterou chceme upozornit v souvislosti s nařízením GDPR, je úprava provozování kamerových systémů se záznamem v bytových domech. Co se tedy pro provozovatele kamerových systémů mění? Hlavní změnou je, že GDPR ruší povinnost správce oznamovat kamerový systém Úřadu pro ochranu osobních údajů. Zodpovědnost z pohledu správce vyplývající z provozu kamer a ochrany osobních údajů se pro domy ve vlastnictví družstva a domy společenství vlastníků, v nichž družstvo vykonává funkci statutárního orgánu, přenáší na družstvo. Účel, k němuž jsou kamery se záznamem na domech instalovány, se nemění. Je jím především ochrana osob a majetku v domě, ochrana před krádežemi, prevence proti vandalismu a dohled nad porušováním občanského soužití. Je tedy vhodné v domě mít nastaven zvláštní řád, ve kterém je řečeno, jak je s kamerovým systémem nakládáno, a tento řád i prokazatelně dodržovat. Družstvo provoz kamerových systémů se záznamem v bytových domech upravuje jednotnou směrnicí, která popisuje nakládání s osobními daty získanými z kamerových záznamů, s povinnostmi správce a právy fyzických osob vstupujících do monitorovaných prostor. V praxi to např. znamená, že osoby vstupující do domu s kamerovým systémem, jsou o jeho instalaci informováni u vstupu do bytového domu a tím jsou s monitorováním prostor předem seznámeni. Tuto povinnost dle nařízení GDPR splňují informační tabulky, které poskytují přesné informace, kdo je za provoz kamerového systému zodpovědný a jak lze správce kontaktovat. Informace ke kamerovým systémům v tištěné podobě budou nově trvale umístěny na místě určeném k předávání informací bydlícím (nástěnka) v každém vchodu samosprávy. Ochrana osobních údajů při provozování kamer v bytových domech zahrnuje i dostatečné proškolení obsluhujících osob. V tomto případě se bude jednat o jednu osobu pověřenou správou kamerového systému pro daný dům. Ochrana osobních údajů dále spočívá v zabezpečení pořízených záznamů z kamer a ošetření smluvních vztahů s případnými dalšími subjekty, např. dodavateli kamerového systému.  Potřebné informace k provozu kamerových systémů budou na domy předávány prostřednictvím technického úseku družstva, na který se mohou výbory samospráv obracet.
Pro domy společenství vlastníků (dále jen SVJ), kde družstvo vykonává správu, byla připravena kompletní metodika v podobě směrnice k provozu kamerových systémů se záznamem a ochraně osobních údajů. Tento dokument mohou plně využít a předložit k odsouhlasení na shromáždění vlastníků domu. V pozici správce kamerového systému je v případě domu SVJ samotné společenství vlastníků, kdy odpovědnost nese statutární orgán společenství. Dalším tématům z pohledu nařízení GDPR se budeme věnovat v některém dalším čísle Zpravodaje.